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FlickrEl Trabajo Interminable
10 May 2006 No Comments
in Ideas on Design Tags: Diseño, planificación, proyecto
En toda profesión existe la posibilidad, y en muchos de ellos la demanda, de estimar los tiempos que lleva una determinada tarea. A veces, estas actividades son más complejas y esas tareas son agrupadas en proyectos, cuyos tiempos son más difíciles de calcular, ya que involucran estimar los tiempos de cada tarea que los componen, teniendo en cuenta que esas tareas no son siempre consecutivas, sino que tienden en muchos casos a superponerse y que existen lugares donde se requerirá un alto a esas tareas mientras se cumple alguna otra condición.
Para mantenerlo simple, comencemos por las tareas. Vemos entonces que un médico establece tiempos estimados para su consulta para poder otorgar turnos, una modista calcula cuánto le lleva finalizar un vestido para tenerlo a tiempo para una clienta, un artesano sabe cuánto tiempo le lleva hacer sus artesanías.
Como vemos en esos casos, los tiempos se estiman en base a elementos más o menos sensibles: clientes, insumos, condiciones ambientales, capacidad del profesional, experiencia. Un médico puede atorarse con un cliente más complejo y atender más rápido a uno que sólo va a llevarle un estudio. La modista puede toparse con que su clienta aumentó o disminuyó sus medidas. En todos los casos, uno puede toparse con imprevistos. Estos imprevistos podríamos agruparlos en tres clases: factores internos (relativos al profesional), factores del entorno (relativas al ambiente en que trabaja el profesional y que influyen en su labor, como la posibilidad de acceder a insumos o factores externos que afecten su trabajo aun cuando no se encuentren directamente relacionados) y factores relacionados con el cliente.
Ejemplos de los factores internos incluyen la salud o los problemas personales que el profesional pueda tener. Después de todo, no debemos olvidar que es una persona con una realidad externa a su profesión. Los factores del entorno incluirían, por ejemplo, un corte de luz, una huelga que impida que los comercios puedan vender ciertos elementos o condiciones climáticas que entorpezcan la labor (en el caso del artesano, una excesiva humedad puede influir en el secado de ciertos productos, como pegamentos o pinturas). Los factores relacionados con el cliente se explican por sí mismos y son aquellos en los que el profesional tiene la menor influencia y los que acontecen con mayor frecuencia por ser parte del accionar diario del ejercicio de muchas profesiones.
¿Y los diseñadores cómo andamos con los tiempos?
En el ejercicio diario del diseño, nos topamos con la dificultad tanto de evaluar el tiempo que nos lleva encarar un proyecto como de cumplir con los plazos estimados. Esto resulta en conflictos con el cliente, trabajo en horas extras, pérdida de eficiencia, dificultad para cobrar trabajos y, en resumen, en dinero que se pierde.
Quitando de lado los imprevistos que puedan surgir del entorno (un corte de luz o un virus en la computadora podría retrasarnos, por ejemplo), pasemos a analizar la incidencia que los otros tipos de factores tiene en este problema.
Comencemos por el más controlable: nosotros mismos. En nuestra profesión, el tiempo se encuentra directamente relacionado con el costo del producto/servicio final. Muchas veces, por aceptar un trabajo, bajar un costo o retener a un cliente, hacemos una estimación de tiempos errónea. Confiamos en el “trabajo un poco más y lo termino”, o el “si saco un poco de tiempo de acá y evito esta revisión, llego”. También sucede que muchos trabajos tienen su propia problemática y eso hace difícil remitirnos a nuestra experiencia para intentar aproximarnos a un tiempo promedio.
Si abordamos el tema desde el cliente, tenemos tres factores que retrasan la entrega del producto: la entrega de información, las etapas de evaluación y la aprobación final.
Todo esto que parecen muchas problemáticas diferentes y que pareciera que debemos combatir de a una pueden enfocarse desde un sólo punto que nos va a beneficiar tanto con respecto a nosotros mismos como con respecto a nuestros clientes. Se trata de la planificación.
Hacia una estimación eficaz
Por empezar, tenemos que tener la costumbre de no pasar precios o tiempos en el aire. Da una sensación de informalidad y falta de profesionalismo. Por otra parte, nos ata a la palabra dada y no siempre podemos cumplir con esa promesa. Generalmente, cuando se nos pide esa cifra o ese tiempo, el cliente no es conciente de lo que necesita o del alcance del servicio que vamos a ofrecerle.
Por el contrario, cuando nos entrevistamos con el cliente o nos comunicamos con él por email o teléfono, necesitamos una herramienta que nos permita obtener la mayor cantidad de información posible acerca de lo que el cliente necesita, pero también acerca de sus expectativas y deseos. Después de todo, siempre la última palabra va a ser la suya y es la primera persona que tiene que quedar convencida de que el trabajo que le entregamos es lo que quería.
Esta herramienta es el brief. En él debe quedar reflejada toda la información que necesitemos para un trabajo. Hay infinidad de modelos de brief y en Internet se encuentran muchos. Muchas veces esa herramienta toma forma de cuestionario, ofreciendo la ventaja de poder dejárselo al cliente para que lo complete por sí mismo. Otras, puede ser una guía para que nosotros mismos llenemos la información durante la entrevista. Lo importante es que en él se refleje la información que necesitamos, ni más ni menos que eso. Para ello, es buen ejercicio repasar trabajos que hayamos hecho y recordar qué decisiones tuvimos que tomar, qué dificultades se nos presentaron antes al encarar un proyecto y qué tipo de información nos dieron en otras oportunidades. También es importante que repasemos nuestro proceso de diseño y veamos qué información necesitamos en cada parte del camino.
Inclusive es probable que tengamos diferentes herramientas de recolección de información según los servicios que ofrezcamos.
Personalmente, encuentro importante que el cliente me hable de sus competidores o colegas y que me cuente si tiene alguna preferencia estética o si vio algo que le interesó. Volvemos a un punto que mencioné antes, el cliente es una persona que tiene expectativas. Si encima esa persona es dueña de su propio negocio va a ser difícil que pueda evitar una visión altamente subjetiva del asunto. Además, muchas veces lo que ellos desean no es viable para su negocio pero, a menos que nosotros sepamos cuál es ese deseo nos va a ser imposible argumentar contra él.
Un ejemplo sencillo: un cliente quiere un sitio en Internet con un determinado color de fondo que es inapropiado para él, pero lo “vio en la web de X empresa”. Si yo no sé que él está basando sus expectativas en la web de esa empresa, no puedo explicarle por qué es incorrecto ese uso, solamente sabré que “esa web que me hiciste no me gusta”.
Una vez que recogimos la información necesaria viene el segundo tema. Estimar tiempo y costo. Si vemos un proyecto de diseño como una problemática que requiere una solución, lo que debemos hacer es desglosarlo lo más posible. Ir paso a paso detallando lo que implica encarar ese trabajo. Eso nos permite evaluar de un modo más preciso el tiempo que nos llevará el proyecto final, y saber dónde empieza y dónde termina.
Como ejemplo, volvamos al tema del sitio en Internet. Algo muy sencillo podría ser:
- Entrega de la información
- Elaboración de boceto de interfase.
- Evaluación del boceto.
- Correcciones.
- Elaboración de la versión final.
- Aprobación.
- Maquetación y armado.
- Testeo.
- Aprobación final por el cliente.
Como vemos, también es posible determinar en este esquema qué aspectos nos corresponden y cuáles al cliente o incluso a un proveedor. Este esquema también nos sirve de base para el presupuesto y deben constar en el documento que le hagamos llegar al cliente, haciéndole entender que, además de aprobar nuestros costos, está aprobando este proceso. Este documento, incluso, puede ser la base de nuestro contrato.
En el mismo, deberíamos detallar en qué consiste cada paso y sobre todo cómo se cierra el proyecto, es decir, en qué punto se considera que finaliza nuestra responsabilidad con el mismo, detallando asimismo en qué puntos deben realizarse los pagos.
Con estas tres herramientas (el brief, el presupuesto y el contrato) podemos, no sólo tener una eficaz estimación de costos y tiempos, sino también disponer de una herramienta legal para protegernos y proteger nuestro trabajo. Y para terminar de una vez por todas con los trabajos interminables.
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